1. Dział reklamacji

W przypadku wykrycia wad dostarczanych wyrobów, WIKA składa reklamację całości lub wybranej części dostawy i zwraca dostarczone części na adres dostawcy. Ze względu na konieczność dotrzymania terminów, WIKA może podjąć decyzję o przeróbce lub selekcji wyrobów w zakładzie WIKA, wówczas dostawca jest zobowiązany uprzednio uzgodnić niezbędne działania oraz ponieść koszty przeróbki lub selekcji wadliwych wyrobów. Każda reklamacja jest zgłaszana w formie raportu z badań i ma wpływ na ocenę dostawcy.

2. Komentarz / raport 8D

Wniosek WIKA o przedstawienie pisemnego komentarza dostawcy do zgłoszonej reklamacji zostanie udokumentowany w raporcie z badań wraz z podaniem terminu jego przedłożenia. Komentarz należy przesłać w uzgodnionym terminie w formie raportu 8D na adres e-mail: 8D-report@wika.de. Jeżeli dostawca nie jest w stanie przygotować komentarza do reklamacji w wyznaczonym terminie, dostawca jest zobowiązany poinformować o tym WIKA oraz określić nowy termin przedstawienia komentarza. Jeżeli WIKA nie uzyska komentarza dostawcy w wyznaczonym terminie, prześle stosowne upomnienie.

3. Zmiany techniczne

Zmiany techniczne wyrobu lub procesu produkcji w zakładzie dostawcy można planować i wprowadzać wyłącznie za uprzednią wiedzą i zgodą WIKA. WIKA zastrzega sobie prawo do ponownej wyrywkowej kontroli wyrobu lub ponownej oceny uprzednio zatwierdzonego procesu każdorazowo po wprowadzeniu zmian technicznych.

Wprowadzenie zmiany na wniosek dostawcy

Dostawca może złożyć wniosek o wprowadzenie modyfikacji uprzednio zatwierdzonego elementu do specjalisty ds. zaopatrzenia WIKA, odpowiedzialnego za dany element. WIKA we własnym zakresie zatwierdza lub odrzuca proponowaną zmianę. Zmianę można wprowadzić wyłącznie za uprzednią zgodą WIKA. Dostawca jest też zobowiązany przedstawić plan gwarantujący ciągłość dostaw do momentu zatwierdzenia proponowanej zmiany, w porozumieniu z inżynierem ds. jakości dostawców (Supplier Quality Engineer - SQE) WIKA.

Następujące zmiany wymagają ponownej kontroli pierwszej sztuki (FAI):

• zmiana projektu wyrobu
• zmiana materiału lub substancji
• zmiana procesu wytwarzania wyrobu
• zastosowanie nowych lub zmodyfikowanych maszyn, narzędzi lub wyposażenia
• zatrudnienie nowych poddostawców
• przeniesienie produkcji.

W przypadku konieczności nowej / ponownej kontroli wyrywkowej w związku z wprowadzeniem zmian technicznych, WIKA zamówi próbki i przekaże dostawcy dokumentację kontroli pierwszej sztuki (raport EMPB). Zakres kontroli pierwszej sztuki (FAI) należy uzgodnić z inżynierem ds. jakości dostawców WIKA.

Wprowadzenie zmiany na wniosek WIKA

Po wprowadzeniu zmiany WIKA przekaże dostawcom dokumentację techniczną (rysunki i/lub specyfikacje) z nowym indeksem zmian. WIKA może też zażądać przedstawienia oferty (cenowo-terminowej) oraz oceny wykonalności proponowanej zmiany.  Rysunki podlegają modyfikacji wyłącznie po przyjęciu oferty i potwierdzeniu wykonalności.

Zakres kontroli pierwszej sztuki określa zespół ds. zaopatrzenia WIKA.

4. Wniosek o zatwierdzenie rozbieżności

Jeżeli dostawca uzna, że wyrób odbiega od dokumentacji technicznej, może poinformować o tym WIKA za pośrednictwem wniosku o zatwierdzenie rozbieżności. Dostawca jest zobowiązany przekazać inżynierowi ds. jakości dostawców WIKA oficjalny wniosek, zawierający numer WIKA i numer zamówienia. Uwaga: Dostawca musi prawidłowo wypełnić formularz! Należy zwrócić szczególną uwagę na przyczynę rozbieżności i środki zaradcze.

WIKA sprawdza funkcjonalność wyrobu oraz informuje dostawcę o podjętej decyzji, przesyłając wypełniony wniosek o zatwierdzenie rozbieżności. Dostawa zatwierdzonych wyrobów rozbieżnych nie wpływa ujemnie na ocenę dostawcy.

5. Audyt procesu

WIKA zastrzega sobie prawo do przeprowadzania kontroli procesu wytwarzania oraz wszystkich innych procesów istotnych dla realizacji dostaw na rzecz WIKA w dowolnym terminie uprzednio uzgodnionym z dostawcą. Przyczyny kontroli: kwalifikacja nowego dostawcy, zawarcie umowy dot. zapewnienia jakości (QAA), istotne pogorszenie jakości usług dostawcy, zatwierdzenie nowych/zmienionych procesów i narzędzi. WIKA przeprowadza audyty procesu na podstawie VDA6.3. Termin audytu ustala się w porozumieniu z dostawcą. Dostawca jest informowany o wyniku audytu najczęściej w dniu zakończenia audytu, najpóźniej w terminie jednego tygodnia roboczego. Jeśli wykazano konieczność wprowadzenia określonych ulepszeń, dostawca w ustalonym terminie opracowuje plan działań naprawczych i przedstawia do zatwierdzenia przez głównego audytora WIKA. Wykryte rozbieżności mogą wymagać kolejnego audytu w terminie uzgodnionym z dostawcą.

6. Jakość serii produkcyjnej

Umowa dotycząca zapewnienia jakości

Umowa dotycząca zapewnienia jakości to dokument zatwierdzany przez obie strony, w którym przedstawiono podstawowe zasady współpracy, w szczególności działania związane z jakością i produkcją. Umowa dot. zapewnienia jakości nie dotyczy konkretnych wyrobów. WIKA będzie docelowo zawierać umowy dot. zapewnienia jakości (patrz załącznik) z dostawcami, którzy dysponują bogatym doświadczeniem i wiedzą techniczną w zakresie projektowania, wytwarzania i dostaw wyrobów. Umowa dot. zapewnienia jakości ma obniżać lub eliminować koszty ponoszone w związku z roszczeniami gwarancyjnymi (z tytułu odpowiedzialności za produkt) oraz poprawiać efektywność współpracy.

Raport z testów serii

Raport z testów serii to dokument specyfikacji kontroli, którego treść podlega uzgodnieniu z dostawcą. Określa wymagania WIKA w zakresie testowania określonej części.  Dostawca może na bieżąco sprawdzać i dokumentować wszystkie wymagania WIKA, ograniczając ryzyko niepomyślnego przebiegu kontroli. Raport z testów serii można przygotowywać wyłącznie w ramach i na podstawie  umowy dot. zapewnienia jakości. WIKA i dostawca wspólnie uzgadniają termin przesyłania dokumentacji testów po zawarciu umowy dot. zapewnienia jakości oraz przygotowaniu raportu dotyczącego danej serii. Jeżeli nie ustanowiono żadnych konkretnych wymagań (np. kryteriów dotyczących bezpieczeństwa), dokumentację testów należy przedłożyć po realizacji 5 prawidłowych dostaw. Raporty z testów serii podlegają zmianom wprowadzanym przez WIKA, tj. zmiany techniczne są dokumentowane w raporcie dotyczącym danej serii oraz przedstawiane dostawcy do zatwierdzenia lub w celach informacyjnych. Ponadto dostawca jest zobowiązany informować inżyniera ds. jakości dostawców WIKA o wszystkich zmianach, wprowadzanych w przedmiocie raportu (np. zmianę metody pomiarowej, itp.).

Próbka brzegowa

Jakość funkcji specjalnych, której nie można zmierzyć, należy ocenić na podstawie próbek brzegowych, które służą do przygotowania tzw. standardu wzrokowego. Próbki brzegowe należy odpowiednio oznaczyć, m.in. określając ich pozycję, wpisując datę i podpis. Próbki brzegowe ocenia i zatwierdza (na piśmie) inżynier ds. jakości dostawców WIKA. Dostawca monitoruje status zmian, jak również funkcjonalność i regularne kontrole próbek brzegowych.

7. Przeróbka

Należy opisać proces wyboru metody, kwalifikacji pracowników oraz kwalifikacji części po obróbce, tak aby zapewnić możliwość późniejszej przeróbki części. Części podlegające przeróbce u dostawcy, które na wniosek WIKA należy zaopatrzyć w specjalne oznaczenie i dostarczać oddzielnie, muszą spełniać wszystkie wymagania określone w specyfikacji. Metoda i zakres przeróbki należy omówić i uzgodnić z inżynierem ds. jakości dostawców WIKA.

8. Cele jakości

WIKA może zobowiązać wybranych dostawców do realizacji określonych celów jakości, np. w formie PPM.

9. Proces ciągłego doskonalenia (CIP)

Dostawcy są zobowiązani nieustannie analizować i optymalizować procesy własne, związane z procesem wytwarzania. Wnioski z przeprowadzonych analiz powinny stanowić podstawę wdrażania ulepszeń i monitorowania ich skuteczności.  Ulepszenia należy dokumentować, a odnośną dokumentację udostępniać WIKA na życzenie.

10. Ocena dostawcy

Wybrani dostawcy podlegają ocenie WIKA co najmniej raz w roku. Dostawcy otrzymują informacje o wynikach oceny oraz są zobowiązani przedłożyć ewentualny plan działań naprawczych do głównego specjalisty ds. zakupów WIKA.